Vom Beratereinsatz zum Beratermanagement

Das Drei-Partner-Modell wird zukünftig das Thema Beratermanagement stärker in den Blick nehmen. Hierzu wird, zunächst für Pilotbehörden, ein Beratungsangebot aufgebaut, mit dem Behörden dabei unterstützt werden, externe Berater noch effizienter und zielführender einzusetzen. Darüber hinaus wird derzeit an einem neuen IT-System zur Dienstleistersteuerung gearbeitet. Mit diesem werden Kunden in die Lage versetzt, sich jederzeit einen Überblick über den Stand und den Fortschritt von Beratungsprojekten und den damit verbundenen Beratereinsatz zu verschaffen. „Und genau hier möchten wir mit dem Kompetenzzentrum Großprojektmanagement ansetzen. Wesentliche Instrumente für Projekterfolg im Allgemeinen und eine erfolgreiche Beratersteuerung im Besonderen stammen aus der Methodensammlung des Projektmanagements. Daher muss beim Thema Projektmanagement etwas passieren“, sagt Marcus Kirchner, verantwortlicher Referatsleiter für den Bereich (Groß-)Projektmanagement.

Projektmanagement im Fokus

Der Referatsteil (Groß-)Projektmanagement mit dem gleichnamigen Kompetenzzentrum hat sich voll und ganz auf das Thema Projektmanagement spezialisiert. Beratung, Know-how und externe Ressourcen stehen vom kleinen Projekt bis zum Management von ganzen Portfolios zur Verfügung. Das Referat bietet über entsprechende Rahmenverträge hinaus eigene fachliche Expertise in Form der S-O-S-Methode an und stellt allen Interessierten umfangreiche Vorlagen und Werkzeuge zur Verfügung.

Aktuell entwickelt sich dieser Bereich dynamisch. Denn ohne eine Umsetzung in Projektform sind viele Maßnahmen der Bundesverwaltung nicht mehr denkbar. Sei es die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes, die Entwicklung und Einführung neuer Software oder die Reorganisation von Aufgaben und Behörden. Projektorganisation ist in der Regel das Mittel der Wahl. Schon aufgrund der Anzahl und Komplexität der Themen muss auf externe Unterstützung zurückgegriffen werden.

Beratereinsatz und Projektmanagement gemeinsam denken

Beide Bereiche, das Drei-Partner-Modell und der Referatsteil (Groß-)Projektmanagement, arbeiten zukünftig Hand in Hand. Damit können Kunden von der ersten Idee über die Planung bis hin zum Projektabschluss auf das erforderliche Know-how zurückgreifen. Notwendiges zusätzliches Expertenwissen und erforderliche Ressourcen können effizient und wirtschaftlich aus entsprechenden Rahmenverträgen einbezogen werden. Dabei wird das Drei-Partner-Modell intensiv die Projektmanagement-Expertise des Kompetenzzentrums nutzen und Erfahrungswissen unmittelbar dorthin zurückspeisen.

Gemeinsames Ziel des Drei-Partner-Modells und des (Groß-)Projektmanagement ist es, Kundenbehörden in die Lage zu versetzen, auch komplexe Projektherausforderungen eigenständig zu bewältigen. „Behörden sollten sich bewusst sein: Mit der Stärkung der eigenen Projektmanagementkompetenz können nicht nur eigene Projekte besser gesteuert werden. Durch eine verbesserte interne Steuerung lässt sich auch der Einsatz externer Berater auf der fachlich-inhaltlichen Ebene optimieren“, erläutert Marcus Kirchner. „Wir wollen unseren Kunden helfen, die Klippen zu umschiffen, die wir in Projekten immer wieder beobachten. Solche Klippen sind zum Beispiel jahrelange Vertrautheit mit Beraterinnen und Beratern, die über notwendige Fachexpertise gestellt wird. Oder eine mangelnde Bereitstellung eigener Ressourcen, die für eine Steuerung externer Dienstleister unabdingbar sind. Dies sind Projektziele, die nicht ausreichend konkret formuliert werden.“

Beide Bereiche sind im Beratungszentrums des Bundes im BVA verortet. Dies ermöglicht einen Wissensaustausch zur Inhouse-Beratung der Bundesverwaltung ebenso wie gemeinsame Projekte mit internen und externen Beratern. Marcus Kirchner: „Das Thema Beratung können wir mit der neuen Organisation vollkommen neu denken. Wir können mit internen und externen Beraterinnen und Beratern Projekte begleiten, coachen, unterstützen und auditieren. So fließen unsere Methodenkompetenz und unser Wissen direkt in Kundenprojekte ein.“

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