„Ein großer Schatz, den es zu heben gilt“ – Bundesverwaltungsamt bietet Expertise im Projektmanagement

Ein Beitrag von Dr. Steffen Muhle und Marcus Kirchner (Bundesverwaltungsamt, Köln)

Bessere Erfolgsaussichten für Projekte der öffentlichen Verwaltung: Ein neues Beratungsangebot des Bundesverwaltungsamtes (BVA) hilft Behörden, den Einsatz externer Berater effizienter zu gestalten und die Erfolgsaussichten von Projekten zu steigern.

Die Bundesverwaltung befindet sich in einem tiefgreifenden Transformationsprozess. Um ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern, muss sie sich an die sich rapide entwickelnden technischen und gesellschaftlichen Anforderungen anpassen. Hier gilt es, Expertise zu neuen Themen schnell aufzubauen, Maßnahmen in Projektform zu planen und dann auch umzusetzen. Diese Herausforderung ist die Bundesverwaltung in den letzten Jahren mithilfe von Projekten angegangen, die überwiegend von externen Dienstleistern getragen wurden, was mit Blick auf Kosten und die Eigenleistungsfähigkeit der Behörden durchaus kritisch zu sehen ist.

Das Bundesverwaltungsamt greift diese Entwicklung – und auch die Kritik daran – auf und wird Bundesbehörden stärker in den zwei wesentlichen damit einhergehenden Erfolgsfaktoren unterstützen: der bedarfsgerechten Bereitstellung und Steuerung externer Beratungsleistungen und dem Projektmanagement.
Da die eine Aufgabe nicht ohne die andere zu denken ist, hat das BVA beide Aspekte in einem Referat gebündelt und dort zwei Aufgabenschwerpunkte, das Drei-Partner-Modell und das (Groß-)Projektmanagement, gebildet.

Drei-Partner-Model: Über 400 laufende Projekte in mehr als 90 Behörden

Das Drei-Partner-Modell stellt seinen Kunden aus der Bundesverwaltung externe Beratungsleistungen über passgenaue Rahmenverträge zur Verfügung. Dabei ist es Aufgabe des Drei-Partner-Modells, die Kundenbehörden von der Entstehung des Beratungsbedarfs bis zur konkreten Umsetzung eines Projektes zu begleiten, den Abruf der externen Leistungen vertragskonform zu gestalten sowie die Rahmenverträge und darüber auch den Einsatz der externen Berater zu steuern.

Die Kunden kommen aus allen Bundesressorts und den weiteren Verfassungsorganen. Aktuell laufen über 400 Projekte in über 90 Behörden, denen das BVA externe Beratungsleistungen im Drei-Partner-Modell zur Verfügung stellt. Die Anzahl der Projekte und besonders die Projektumfänge haben sich stark entwickelt. In den letzten sechs Jahren, also in den Jahren 2016 bis 2021, hat sich die jährliche Anzahl der Projekte mehr als verdoppelt. Die in den Projekten geplanten Beratertage haben sich im gleichen Zeitraum sogar mehr als verfünffacht. Inhaltlich bietet das BVA mit den Dienstleistern Beratung zu Fragen der Organisation und Digitalisierung. Dazu gehören auch Themen wie Steuerungs- und Führungsinstrumente, Strategie sowie Projekt- und Multiprojektmanagement.

„Diese Breite an Projekten, Themen und Kunden gibt uns die Gelegenheit, einen guten Überblick über die Projektlandschaft im Bund zu gewinnen. Hier liegt ein großer Wissens- und Erfahrungsschatz, den es zu heben gilt“, erklärt Dr. Steffen Muhle, der als Referatsleiter für das Drei-Partner-Modell im Bundesverwaltungsamt verantwortlich ist.

Das stark gestiegene Beratungsvolumen hat jedoch dazu geführt, dass sein Team sich vor allem darauf konzentrieren musste, das Basisgeschäft zu bedienen. „Unser Team ist nicht im gleichen Umfang mitgewachsen. Wir sorgen also derzeit in erster Linie dafür, dass unsere Kunden schnell, einfach und rahmenvertragskonform an die benötigten Beratungsleistungen kommen. Das heißt aber auch, dass unsere Kapazitäten in eher initiale Tätigkeiten der Steuerung des Leistungsabrufs und der Vertragsgestaltung fließen. Damit kommt das zu kurz, was für mich das Drei-Partner-Modell eigentlich ausmacht: dass wir unseren Kunden von Beginn an zur Seite stehen, also bereits bei Anbahnung und Projektdefinition und damit weit vor den Abstimmungen mit externen Beratern“, so schildert Dr. Muhle die Hintergründe der Entstehung des neuen Referats „Drei-Partner-Modell/(Groß-)Projektmanagement“ im Bundesverwaltungsamt.

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