Kassenführung im digitalen Zeitalter

Darstellung der aktuellen rechtlichen Anforderungen an den Gesamtprozess

Text: Stephan Greulich, Leiter Fachliche Basis Rechnungswesen, DATEV eG, Nürnberg

Unternehmen nutzen heutzutage eine Vielzahl von unterschiedlichen elektronischen Aufzeichnungssystemen (=Vorsysteme) zur erstmaligen Erfassung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Elektronische Aufzeichnungssysteme bestehen aus Hardware und Software, die eingesetzt werden, um elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen zu erstellen.

In Betrieben, in denen die Leistungen in der Regel noch direkt bar bezahlt werden, nutzen die Unternehmen insbesondere

• elektronische (proprietäre) Registrierkassen,
• PC-Kassen-Systeme oder
• Tablet- / App-Kassensysteme,

die ab dem 1.1.2020 auch die besonderen Anforderungen des § 146 a der Abgabenordnung (AO) erfüllen müssen (u. a. Schutz vor Manipulation durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung). Diese Kassensysteme im engeren Sinne sind jedoch im digitalen Zeitalter viel mehr als nur eine Schublade, in der das
Bargeld verwaltet wird.

Die modernen Kassensysteme bieten heute eine Vielzahl von intelligenten Funktionen an, die zum einen die Leistung (= detaillierte Kasseneinzeldaten) nebst eingesetztem Zahlungsmittel erfassen und zum anderem dem Unternehmer bereits moderne betriebswirtschaftliche Auswertungen über die eigentlichen Verkaufsvorgänge zeigen. Die nachfolgenden Ausführungen geben einen Überblick über die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen im Zusammenhang mit der ordnungsmäßigen Kassenführung. Darüber hinaus werden Möglichkeiten und Handlungsempfehlungen für die notwendige Verfahrensdokumentation aufgezeigt.

Neue rechtliche Anforderungen an die digitale Kassenführung
Bereits im Dezember 2016 wurde das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“
erlassen, welches verschärfende Rahmenbedingungen für die digitale Kassenführung mit sich brachte. Inhaltlich sieht das Gesetz somit gesteigerte Anforderungen an Aufzeichnungen, die mit elektronischen Registrierkassen erstellt wurden, vor. Aufgrund der Tatsache, dass solche Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar gemacht werden müssen, ergeben sich Auswirkungen auf die Aufzeichnungs- und Ordnungsvorschriften des Steuerpflichtigen.

Im Rahmen des Gesetzes wurden auch die Anforderungen an die Ordnungsvorschriften im Sinne des § 146 AO konkretisiert. So ist erstmalig die Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich kodifiziert. Demnach sind Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen grundsätzlich einzeln, vollständig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn die Einzelaufzeichnung dem Steuerpflichtigen nicht zumutbar ist, weil dieser Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung veräußert. Zudem sind Kasseneinnahmen und -ausgaben generell täglich festzuhalten.

Bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme, wie z. B. elektronischer und computergestützter Kassensysteme und Registrierkassen, müssen immer Einzelaufzeichnungen geführt werden. An deren Ausgestaltung werden zahlreiche Anforderungen gestellt, die in dem neu eingeführten § 146 a AO festgehalten wurden.

Das elektronische Aufzeichnungssystem muss darüber hinaus ab dem 1.1.2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung enthalten, welche die Kassenaufzeichnungen vor Manipulationen schützt. Die geforderte Sicherheitseinrichtung setzt sich aus den folgenden Komponenten zusammen:

Sicherheitsmodul, das eine Protokollierung von Kasseneinnahmen von Beginn an vornimmt und unerkannte Veränderungen unterbindet
Speichermedium, das die Daten der Einzelaufzeichnungen über die Aufbewahrungsfrist hinaus speichert
Einheitliche digitale Schnittstelle, die eine reibungslose Datenübertragung insbesondere für Prüfungszwecke ermöglicht


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Veröffentlicht am 7.08.2019
Foto: Adobe Stock, maho