Musterverfahrensdokumentation für eine ordnungsmäßige Kassenführung
Die handelsrechtlichen und steuerlichen Aufzeichnungspflichten verlangen über die oben dargestellten Anforderungen hinaus, dass die Buchführung und Aufzeichnungen so beschaffen sein müssen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln können.

Um diese Nachvollziehbarkeit und -prüfbarkeit der Bücher und sonstigen Aufzeichnungen zu gewährleisten, bedarf es – insbesondere bei der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme in bargeldintensiven Branchen – einer aussagenkräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation. An einer gesetzlichen Regelung der korrekten Inhalte einer solchen Verfahrensdokumentation fehlt es bislang. Die Finanzverwaltung hat zwar durch die GoBD einen groben Rahmen vorgegeben, wobei sich die Praxis bislang mit der Vorlage einer entsprechend individualisierten Verfahrensdokumentation im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen auch sehr schwer tut.

Im April 2019 hat der DFKA auf seiner Internetseite www.dfka.net nun mit der ersten Musterverfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung eine Hilfestellung für die Praxis veröffentlicht. Diese ist das Ergebnis einer vom DFKA initiierten Arbeitsgruppe, die aus Vertretern der steuerberatenden Berufe, des Fachverbandes und IT-Dienstleistern besteht.

Das nun vorliegende Muster für eine ordnungsmäßige Kassenführung soll dem Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen eine Orientierungshilfe für die Einrichtung einer ordnungsmäßigen Kassenführung sein. Zudem werden Formulierungshilfen für den Aufbau und den Inhalt einer Verfahrensdokumentation bereitgestellt. Für das Verfahren der ordnungsmäßigen Kassenführung soll somit ein klar geregelter Prozess vorliegen, der zur Vermeidung von Risiken in der steuerlichen Außenprüfung gegebenenfalls mit Unterstützung fachkundiger Personen (beispielsweise des Steuerberaters) konzipiert wird. Das Muster ist frei verfügbar und wird regelmäßig an die rechtlichen Vorschriften angepasst.

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