Aktuelle Studie von ibi research: Payment- und Rechnungsprozesse in der kommunalen Verwaltung

Die fortschreitende Digitalisierung nimmt immer mehr Einfluss auf die Gestaltung von Produktions- und Arbeitsprozessen und ändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und mit ihren Kunden und Lieferanten interagieren. Für kommunale Verwaltungen trifft dies natürlich ebenfalls zu. So bieten viele Kommunen ihren Bürgern Online-Portale an, mit denen diese Behördengänge vermeiden und elektronisch abwickeln können, einschließlich der Bezahlung von Leistungen oder Bescheiden. Für den Umgang mit Lieferanten bzw. Auftragnehmern gilt Ähnliches: Auch hier werden häufig bereits Rechnungen in elektronischer Form akzeptiert. Und im Zuge der Umsetzung der europäischen Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen auf Bundes- und Länder-ebene werden Kommunen in vielen Fällen zukünftig die Digitalisierung ihrer Rechnungsbearbeitungsprozesse vorantreiben (müssen).

Diese Aspekte lagen im Fokus einer aktuellen Kurzstudie von ­ibi research an der Universität Regensburg [1], mit der das Forschungsinstitut durch eine Online-Befragung unter 270 ­Kommunen aller Größenklassen und Regionen den Status quo und die Anforderungen von kommunalen Institutionen in den Bereichen Payment und Rechnungsabwicklung erhob. Darunter fielen einerseits das Angebot von Zahlungsverfahren für Bürger, die Leistungen oder Bescheide zu begleichen haben, andererseits die kompletten internen Bearbeitungsprozesse von Rechnungsein- und -ausgang. Die Untersuchung knüpfte an Vorgängerstudien an, die hauptsächlich durch die Befragung von Unternehmen charakterisiert waren.[2] Im Folgenden werden die wesentlichen Erkenntnisse der aktuellen Studie dargestellt.

Angebot von Bezahlmöglichkeiten im Internet ist weit verbreitet
Die Ergebnisse zeigen, dass bereits rund die Hälfte der befragten Kommunen den Bürgern ermöglichen, Leistungen oder Gebühren direkt im Internet zu bezahlen: 46 ­Prozent bieten dazu einen Bereich auf ihrer Website oder ein Bürgerportal an. Für die Zukunft ist mit einer deutlichen Steigerung zu rechnen, denn weitere 41 Prozent haben entsprechende Planungen. Größere Herausforderungen sind dabei aus Sicht der Befragten offenbar nicht zu lösen: Nichtnutzer nennen als Hauptgrund, sich einfach noch nicht damit beschäftigt zu haben (27 ­Prozent). Lediglich 18 Prozent befürchten einen hohen Aufwand für die Anpassung der technischen Systeme und Prozesse.

Die von den Kommunen angebotenen Bezahlverfahren unterscheiden sich dabei deutlich vom durchschnittlichen Verfahrensportfolio, das Online-Händler anbieten. Dort sind von den Kunden stark nachgefragte Verfahren wie PayPal oder die Überweisung nach Erhalt einer Rechnung weit verbreitet. Kommunen setzen hingegen andere Schwerpunkte: ­Ihnen ist – neben der Anforderung, dass möglichst viele Bürger das Verfahren überhaupt nutzen können – vor allem wichtig, kein Zahlungsausfallrisiko zu übernehmen. So haben 82 ­Prozent der befragten Kommunen giropay im Einsatz, 53 ­Prozent bieten die Kreditkarte als Zahlungsverfahren an, 47 ­Prozent paydirekt; also Verfahren mit relativ geringem bzw. keinem Ausfallrisiko. Auf die vorderen Plätze kommt außerdem die Lastschrift mit 48 ­Prozent.

Insgesamt beurteilen die Kommunen das Angebot von Internet-Bezahlungen durchaus positiv (s. Abb. ­1): 77 ­Prozent geben an, dass sich die Vorgänge für den Bürger beschleunigt haben. Bei 61 ­Prozent laufen auch die internen Prozesse deutlich schneller und damit effizienter ab. Allerdings gibt auch knapp die Hälfte an, dass sich die Kosten der Zahlungsabwicklung erhöht haben. Einerseits sicher, weil sich durch die Nutzung von Online-Bezahlverfahren auch direkte Kosten in Form eines Disagios ergeben, andererseits wohl auch, weil häufig weiterhin eine Barkasse mit ihren hohen Prozesskosten notwendig ist.

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1    ibi research (2018): E-Government im kommunalen Bereich. Ergebnisse einer Umfrage zu Payment- und Rechnungsprozessen in der kommunalen Verwaltung, Regensburg 2018. URL: www.ibi.de/egovernment2018.
2    Zuletzt ibi research (2017): Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017, Regensburg 2017. URL: www.ibi.de/erechnung2017.

Text: Holger Seidenschwarz, Mittelstand 4.0-Kompetenzentrum Augsburg c/o ibi research, Universität Regensburg

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