Zweite Multiprojektmanagement-Studie in der öffentlichen Verwaltung abgeschlossen

Unter Multiprojektmanagement (MPM) wird das ganzheitliche Management einer Projektlandschaft durch abgestimmtes Zusammenwirken von Strategien, Strukturen und Prozessen, organisationalen Akteuren und Kulturen zur Erreichung von Leistungszielen der relevanten Interessensgruppen verstanden.

Häufig haben Behörden oder Abteilungen gleichzeitig mehrere Projekte zu steuern. Hierbei ist es besonders wichtig, den strategischen Weit- und Überblick zu behalten und die Projekte entsprechend auszuwählen und zu priorisieren. 

Aus diesen Gründen hat die im Bundesverwaltungsamt (BVA) angesiedelte Projektmanagementberatung des Beratungszentrums des Bundes (BZB) in Zusammenarbeit mit der Technischen Universität (TU) Darmstadt nach erfolgreicher Erststudie im Jahr 2022, im Jahr 2024 die zweite MPM-Studie für die öffentliche Verwaltung als Nachfolgestudie begonnen und 2025 erfolgreich abgeschlossen.  

Inhalt der zweiten MPM-Studie

Die zweite MPM-Studie erfasst, wie bereits die Erststudie, einerseits den Erfolg (die Leistung des Multiprojektmanagements) und andererseits die Gestaltungsfaktoren, die den Erfolg beeinflussen und von der Organisation gestaltbar sind (MPM-Erfolgsfaktoren). Die Leistung des Multiprojektmanagements wird dabei mithilfe des Multiprojektmanagement Performance Index (MPI) gemessen. 

Bei den Erfolgsfaktoren handelt es sich beispielsweise um eine klare Strategie, klare Rollendefinitionen, Kundenorientierung, Prozessreife oder Nutzung von Management-Standards. In der zweiten MPM-Studie erstmalig untersucht wurden Faktoren wie KI-Orientierung und Nachhaltigkeitsorientierung.

Die Erfolgsfaktoren lassen sich den sieben Gestaltungsfeldern Umfeld, Strategie, Kultur, Struktur & Rollen, Portfoliostrukturierung, Portfoliosteuerung und Einzelprojektmanagement zuordnen. Die Studie untersucht systematisch, welche Erfolgsfaktoren einen Einfluss auf die MPM-Leistung haben und wie groß dieser Zusammenhang ist.

_{Die Abbildung vermittelt einen Eindruck davon, wie die Erfolgsfaktoren in einem individuellen Bericht anhand der Gestaltungsfelder aufbereitet sind. (Grafik: Bundesverwaltungsamt – Beratungszentrum des Bundes BZB – Projektmanagementberatung)}

Studienmechanismen 

Der Multiprojektmanagement-Benchmark basiert auf der Erhebung von 73 Organisationen in der öffentlichen Verwaltung mithilfe von Online-Fragebögen. Die Entwicklung des Benchmarks erfolgt über das Erfolgsmaß MPI anhand des konsolidierten Gesamtsamples aus der ersten und zweiten MPM-Studie.

Die oberen 20% bilden die Top-Performer, die unteren 20% die Low-Performer. Daraufhin folgen eine Auswertung von statistischen Zusammenhängen zwischen Erfolgstreibern und Erfolg sowie die Untersuchung der Ergebnisse auf weitere statistische Zusammenhänge und Einflüsse. Danach können Trends und Entwicklungen im Multiprojektmanagement abgeleitet werden. Abschließend werden die Ergebnisse in individualisierten Benchmarking-Reports aufgearbeitet.

Teilnehmendenstatistik der zweiten MPM-Studie

Das Porträt einer teilnehmenden Median-Organisation sieht wie folgt aus:

• 257 Mitarbeitende
• 20 Mio. Euro jährliches Portfoliobudget
• 30% der Mitarbeitenden involviert in Projekten
• 20% der Projektmitarbeitenden sind externe Mitarbeitende

Die Hälfte der teilnehmenden Organisationen ist auf der Bundesebene angesiedelt. Organisationen auf Landes- und Kommunalebene machen hingegen 27% bzw. 23% aus. 30% der Teilnehmenden gaben ein Jahresportfoliobudget von weniger als 5 Millionen Euro an. Den größten inhaltlichen Teil machen Projektportfolios mit IT-Projekten aus.

Zentrale Ergebnisse der Studie

• Ein zentrales Ergebnis der Studie ist, dass Projekte von Top-Performern viel häufiger den geplanten Nutzen erreichen oder sogar übertreffen. Der Anteil erfolgreicher Projekte, liegt bei Low-Performern bei 58,3%, bei Mid-Performern bei 75,4% und bei Top-Performern bei 81,3%.
• Festgestellt worden ist, dass Top Performer deutlich weniger Projekte abbrechen (im Schnitt nur 0,5 Projekte pro Jahr). Low-Performer hingegen brechen rund dreimal so viele Projekte (1,6 Projekte pro Jahr) ab wie Top-Performer.
• Hervorzuheben ist, dass Top-Performer einen deutlich höheren Anteil ihrer Mitarbeitenden in Projekten einsetzen. Während bei Low-Performern lediglich 41% ihrer Mitarbeitenden in Projekten involviert sind, sind es bei Top-Performern ganze 69%.
• Eine interessante Erkenntnis ist, dass Top-Performer fokussierte Portfolios besitzen, indem sie weniger Projekte parallel durchführen. Während Low-Performer bis zu 77 Projekte gleichzeitig durchführen, sind es bei Top-Performern nur 48 Projekte.
• Top Performer (22%) nutzen wesentlich häufiger agile Projektmanagement-Methoden als Low Performer (9%). Insgesamt werden 55 % aller Projekte traditionell gemanagt – bei Top Performern jedoch nur 41%.

Alle ausführlichen Informationen zu den Ergebnissen der einzelnen Erfolgsfaktoren und Handlungsempfehlungen der zweiten Multiprojektmanagement-Studie in der öffentlichen Verwaltung finden Sie zum Download in unserem Wissenspool auf unserer Website → www.grosspm.bund.de.

Die Projektmanagementberatung des Beratungszentrums des Bundes (BZB) beabsichtigt in 2026 die Studienreihe fortzusetzen und die dritte Multiprojektmanagement-Studie für die öffentliche Verwaltung durchzuführen. Geplant ist hier, den Fragebogen einfacher und praktikabler zu gestalten, damit Teilnehmende weniger Zeit in die Beantwortung investieren müssen und dennoch wie gewohnt, wichtige Erkenntnisse über ihre Multiprojektmanagement-Fähigkeiten erhalten.

Sollten Sie Interesse an einer Teilnahme oder sonstige Anliegen in Bezug auf die Studie haben, melden Sie sich gerne per E-Mail an: mpm-studie2024(at)bva.bund.de.