Ein großer Schritt Richtung digitale Verwaltung: Elektronische Übermittlung der PKV-Beiträge ab 2026

Die Ausgangslage

Bisher mussten Millionen von Papierbescheinigungen jährlich von den privaten Krankenversicherungen ausgestellt, von Arbeitnehmern beim Arbeitgeber eingereicht und anschließend manuell verarbeitet werden. Dieser Prozess war aufwendig, fehleranfällig und ineffizient – sowohl für die Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber, Versicherungen und die Finanzverwaltung.

Der Weg zur Lösung

Im August 2017 legte die AWV gemeinsam mit allen Beteiligten ein Konzeptpapier vor, das dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) übergeben wurde. Das BMF griff den Vorschlag auf und beauftragte die Umsetzung durch das ElsterLohn2-System – heute bekannt als ELStAM und LAVENDEL. Die technischen und fachlichen Details wurden in enger Zusammenarbeit bis 2023 geklärt. Ende 2023 wurde die gesetzliche Einführung des neuen Verfahrens auf den 01.01.2026 festgelegt.

Was ändert sich?

Künftig werden die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung – soweit der Versicherungsnehmer nicht widerspricht – direkt von den Versicherungen elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt (§39 Absatz 4a EStG) und im Rahmen des ELStAM-Verfahrens als Lohnsteuerabzugsmerkmal bereitgestellt (§39e EStG in Verbindung mit §39 Abs. 4 Nr. 4 EStG). Die Ausfertigung der Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber entfällt daher in der Regel.

Bereits mit der Monatsliste für November 2025, die Anfang Dezember an die Arbeitgeber übermittelt wird, werden die neuen Daten bereitgestellt – pünktlich zum Jahreswechsel.

Die Vorteile im Überblick

• Arbeitnehmer & Beamte: Kein Einreichen von Papierbescheinigungen mehr – weniger Aufwand und geringere Fehleranfälligkeit.
• Arbeitgeber & Besoldungsstellen: Wegfall manueller Erfassungsprozesse, höhere Datenqualität, weniger Nachbearbeitung.
• Finanzverwaltung: Verbesserte Datenbasis für die Lohnbesteuerung und geringerer Prüfaufwand.
• Private Krankenversicherungen: Entlastung durch weitestgehenden Wegfall der Papierbescheinigungen.
• Allgemein: Reduzierung von Bürokratie, Minimierung potenzieller Fehlerquellen und Betrugsrisiken durch direkte Datenübermittlung.

Fazit

Am 11. November 2025 ist es so weit: Der letzte Schritt im Papierverfahren wird gegangen – und dann ist Schluss. Das elektronische Verfahren wird Realität. Ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.
Ein besonderer Dank gilt der AWV, die dieses Projekt über Jahre hinweg mit großer Ausdauer, Fachkenntnis und Engagement begleitet und vorangetrieben hat.

Weiterführende Informationen

BMF-Schreiben vom 3. Juni 2025 zum Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflege-Pflichtversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 2026: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2025-06-03-dataustausch-priv-kv-pv-finw-arbeitg.html