Entwurf der GoBIT

Grundlagen

Die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) sind als unbestimmter Rechtsbegriff (vgl. § 238 HGB und § 146 V AO) verankert. Die GoB sind damit teils geschriebene, teils ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung, die sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung und Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden ergeben. Die von der AWV im Jahr 1995 fertiggestellten „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) bilden diese Grundsätze für die elektronische Buchführung ab und spezifizieren diese. Das BMF hat diese aktuell noch gültigen GoBS mit einem BMF-Schreiben veröffentlicht, wenn auch in dem sog. „Begleitschreiben“ inhaltliche Einschränkungen zu den Grundsätzen formuliert wurden. Die GoBS sind somit Teil der bis heute geltenden Verwaltungsmeinung zur elektronischen Buchführung.

GoBIT: „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz“

Aufgrund der Weiterentwicklung der technischen, rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen sind eine Vielzahl von Fragen im Bereich der IT-gestützten Buchführung aufgetreten, die eine Überarbeitung der GoBS erforderlich machen. Vor diesem Hintergrund entstand der Entwurf der GoBIT mit dem Ziel der Ablösung bzw. Modernisierung der GoBS.

Die aktuelle Entwurfsfassung der GoBIT mit Stand 13.10.2012 können Sie hier abrufen:

Entwurf der GoBIT (pdf-Datei, Stand 13.10.2012, 471 kB)

Innerhalb des AK 3.4 der AWV wurde insbesondere der folgende inhaltliche Handlungsbedarf im aktuellen GoBIT-Entwurf berücksichtigt:

a. Erläuterung der aktuellen z.T. auseinanderlaufenden Anforderungen von Handels- und Steuerrecht mit dem Ziel, die gemeinsame Klammer möglichst weitgehend zu erhalten, um den Buchführungspflichtigen möglichst effizient bei der Erfüllung seiner handels- und steuerrechtlichen Verpflichtungen zu unterstützen.

b. Einführung einer expliziten Sicht auf die „Buchführung im engeren Sinne“ und Fokussierung auf die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, um die Anforderungen an eine IT-gestützte doppelte Buchführung aus Sicht des Buchführungspflichtigen bzw. Aufzeichnungspflichtigen klar heraus zuarbeiten und von den allgemeineren Anforderungen abzugrenzen.

c. Klarstellung und Erläuterung der Verantwortung des Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen im Falle der ganz- oder teilweisen Auslagerung des IT-Buchführungssystems (auch im Fall von Outsourcing, IT-Einsatz, Delegation, etc.).

d. Systematische Darstellung der Risiken und Sicherheitsanforderungen moderner IT-Buchführungssysteme. Insbesondere werden die zentralen Fragen aufgrund der zunehmenden Automatisierungen und Integration sowie Vernetzung des IT-Buchführungssystem mit buchführungsrelevanten „Vorsystemen“ aufgegriffen und erörtert.

e. Konkretisierung und Modernisierung der Anforderungen zur Beleg-, Journal- und Kontenfunktion, um der zunehmenden Bedeutung digitaler Belege und Dokumente in der Praxis gerecht zu werden (z.B. Rolle und Behandlung digitaler Belege).

f. Beschreibung und Verdeutlichung der Anforderungen an die Inhalte von Verfahrensbeschreibungen, um den nach wie vor in der Praxis vorhandenen Unsicherheiten zu begegnen.

g. Ablösung der veralteten Begriffsdefinition des IKS mit einer Betonung der Bedeutung des IKS für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des IT-Buchführungssystems.

h. Schwerpunktverlagerung vom Thema der „Programmidentität“ auf die aktuellen Problembereiche des Betriebs von IT-Buchführungssystemen wie bspw. „Change-Management“, „Versionierung“, „Customizing/Parametrisierung“.

i. Konkretisierung der Anforderungen an die Form der Aufbewahrung von digitalen Belegen und Unterlagen aufgrund von Unsicherheiten in der Praxis.

j. Klarstellungen der Anforderungen an „automatisch generierte Buchungen“ einschließlich der Bedeutung der „Autorisierung“ von Buchungen in hochautomatisierten Systemen und im Hinblick auf den Buchungszeitpunkt.

k. Modernisierung der nicht mehr zeitgemäßen Anforderung von (handschriftlichen) Kontierungen auf dem Beleg und deren notwendigen Voraussetzungen beim Einsatz digitaler Unterlagen (Digitalisierung, elektronische Belege).

l. Bedeutung und Behandlung von Softwarebescheinigungen.

m. Modernisierung und Überarbeitung von Begrifflichkeiten (z. B. IT, Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit, Dokumente/Unterlagen, Migration, Outsourcing) mit Klarstellungen und Vereinheitlichungen.

n. Wegfall nicht mehr zeitgemäßer Begrifflichkeiten, die insb. im Zusammenhang mit konkreten Technologien standen (z. B. COM, COLD).

o. Deutliche Konkretisierung der Anforderungen an ordnungsmäßige Verfahrensbeschreibungen, um den nach wie vor erheblichen Unsicherheiten der Praxis zu begegnen.

Derzeit zeichnet sich leider ab, dass die Finanzverwaltung den im Herbst letzten Jahres eingereichten Entwurf der GoBIT trotz zahlreicher Überarbeitungen, die auf Hinweis der Finanzverwaltung erfolgten, nicht unterstützt. Vielmehr legte sie den einschlägigen Kammern und Verbänden einen eigenständigen Entwurf von GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur Stellungnahme vor.

Neben der inhaltlichen Auseinandersetzung mit den Unterschieden zwischen den GoBIT und den GoBD wird sich die AWV insbesondere darum bemühen, das Auseinanderlaufen von handels- und steuerrechtlichen Grundsätzen zu vermeiden und eine Dominanz der steuerrechtlichen Interpretationshoheit zu vermeiden. Deshalb wird unverändert angestrebt, gemeinsam zwischen Wirtschaft und Verwaltung die auch in der Vergangenheit bewährte Fortentwicklung solcher grundsätzlichen Ordnungsmäßigkeitsnormen voranzutreiben.


Arbeitskreis 3.4: Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien
Veröffentlichungen



 

Silke Schröder

06196 777 26-30
06196 777 26-51