Stichtag 27. November 2020: Der Countdown läuft – E-Rechnungspflicht gegenüber Bundesbehörden tritt in Kraft

Mit Blick auf den Kalender weisen das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), Vertreter aus Unternehmens- und Wirtschaftsverbänden und die Bundesverwaltung auf den näher rückenden Stichtag hin: Zum 27. November 2020 sind grundsätzlich alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form einzureichen.

Während die Bundesverwaltung flächendeckend schon seit November 2019 in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, ist es jetzt an der Wirtschaft nachzuziehen. Noch sind viele betroffene Unternehmen nicht in der Lage, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu übermitteln. Da die Umstellung auf die neuen elektronischen Rechnungsformate einige Zeit in Anspruch nehmen kann, wird für diese Unternehmen eine rechtzeitige Umsetzung knapp. „Papierbasierte Rechnungen oder Rechnungen, die als „einfaches“ PDF an Bundesbehörden übermittelt werden, werden ab dem 27. November 2020 nicht mehr akzeptiert“, ergänzt Robert Härtel, Zentralverband des Deutschen Handwerks, und weist damit auf die Notwendigkeit hin, sich der Aufgabe zu stellen.

Neben der Erfüllung der rechtlichen Vorgaben bietet die E-Rechnung den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie erleichtert das ortsunabhängige Arbeiten, sorgt für schnellere Auszahlungen und erwirkt auf Grund der automatischen Erstellung und Validierung der Rechnungen eine Steigerung der Prozessqualität. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ist also eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Das Bundesministerium der Finanzen und das Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat haben alle wichtigen Informationen sowie häufige Fragestellungen zur elektronischen Rechnungsstellung an Bundesbehörden für Rechnungssteller, Softwarehersteller und Behörden zusammengestellt: https://www.e-rechnung-bund.de/

Auch bei den öffentlichen Auftraggebern in den Bundesländern hat sich bereits einiges geändert. Eine Übersicht der Änderungen bzw. bestehenden Regelungen der Bundesländer finden Sie in den Bund-Länder-Übersichten des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) oder auf der Webseite des Verband elektronische Rechnung (VeR).

Laut Ivo Moszynski, Leiter des FeRD, sind derzeit viele Unternehmen und Softwareanbieter dabei ihre Systeme für die elektronische Rechnung umzurüsten. Er empfiehlt allerdings den Unternehmen, die noch nicht mit der Umsetzung begonnen haben, jetzt dringend zeitnah zu starten. Die Erfahrungen zeigen, dass die Umstellung nicht trivial ist und neben technischen Herausforderungen auch viele Prozesse angepasst werden müssen. Eine erste Anlaufstelle für Informationen sind die oben genannten Informationsangebote und die Internetseiten der Wirtschaftsverbände und Kammern. Für weiterführende Informationen sollten sich die Unternehmen dann mit Ihren Softwareherstellern und Dienstleistern in Verbindung setzen.

Bild: AdobeStock, Alexander Limbach