So digital wie möglich – so analog wie nötig: Die Stadt Taunusstein auf dem Weg zur hybriden Verwaltung

So digital wie möglich, so analog wie nötig – das ist das Grundverständnis der Stadt Taunusstein und die Basis für die Digital-Strategie „Digitale Stadt Taunusstein“, die in einem umfassenden, partizipativen Prozess bereits im Jahr 2018 entwickelt wurde.

In die Strategie sind die Stimmen von Bürgerinnen und Bürgern, Mitarbeitenden der Verwaltung ebenso wie von Politikerinnen und Politikern mit eingeflossen – ein breites Fundament, auf dem die Verwaltung seitdem aufbaut. Kernfrage bei allen Entscheidungen ist dabei stets: Wie kann die Digitalisierung der Stadt Taunusstein helfen, ihre strategischen Gesamtziele zu erreichen? Denn: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, und ein schlechter Prozess ist digitalisiert einfach nur ein schlechter digitaler Prozess, wie es Telefonica-CEO Thorsten Dirks schon vor Jahren in drastischeren Worten auf den Punkt brachte.

Eine Stadt für alle Generationen

Die Stadt Taunusstein versteht sich beispielsweise als „Stadt für alle Generationen“, die Verwaltung selbst übernimmt dabei die Rolle einer Dienstleisterin und Beraterin für ihre Bürgerinnen und Bürger. Vor diesem Hintergrund fokussierte die Digitalisierung zunächst nicht nur auf den Bereich der Verwaltung, sondern erweiterte den Blick um die Auswirkungen auf die Stadtgesellschaft insgesamt. Themenfelder wie Verwaltung, Wohnen und Erholung, Wirtschaft, Quartiere sowie Ehrenamt wurden identifiziert und jeweils mit konkreten Projekten hinterlegt.  So wurde beispielsweise ein Programm für Seniorinnen und Senioren geschaffen, um digitale Teilhabe durch Fortbildung zu ermöglichen. Speziell für die älteren Menschen der Stadt – rund ein Drittel der Bürgerinnen und Bürger ist über 60 – werden kontinuierlich kostenlose Fortbildungen und Treffen rund um digitale Themen angeboten. Möglich machen das ehrenamtliche Internetlotsen, die Smartphones erklären, den Chat mit den Enkeln ermöglichen oder das neue appbasierte Rufbussystem zeigen. Das alles sind Bausteine, um die Zielsetzungen als Digital-Stadt zu erreichen.

Insgesamt fünf Ziele sind in der Digital-Strategie der Stadt Taunus­stein gesetzt:

• Der digitale Service der Taunussteiner Bürgerinnen und Bürger ist bedarfsgerecht gesichert.
• Der Zugang zu den digi­talen Services der Taunus­steiner Verwaltung ist gegeben.
• Verwaltungsintern ist die bereichsübergreifende Nutzung von Daten vorhanden.
• Digitalisierung sichert die Information und bietet eine Möglichkeit der Partizipation.
• Digitale Kompetenz ist auf allen Hierarchiestufen der Verwaltung vorhanden, die Arbeitsplätze sind den Ansprüchen der Digitalisierung und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend ausgestattet.

Auch wenn es bei der Digitalisie­rung bei Weitem nicht nur um Technik geht: Ohne eine leistungsstarke IT-Infrastruktur kann sie nicht funktionieren. Das gilt sowohl für die Server in der Verwaltung in Sachen Performance und Sicherheit als auch für die flächendeckende Glasfaserversorgung aller Haushalte – und die kontinuierlichen Bemühungen der Stadt bei den Anbietern für den Ausbau.

Pandemie beschleunigt Digitalisierung

Spätestens dabei wird klar: Dass die Ziele erreicht werden, liegt nicht allein in der Hand der Verwaltung. Völlig aus dem geplanten Takt gebracht hat das Projekt die Corona-Pandemie. Allerdings hat die Pandemie – wie in vielen Branchen – auch in der Verwaltung die Digitalisierung beschleunigt: Virtuelle Besprechungen waren innerhalb von Tagen Alltag, die Akzeptanz von digitalen Prozessen und Anwendungen stieg, die Bereitschaft zur räumlichen Flexibilität war plötzlich normal.

Mittlerweile sind mehr als die Hälfte aller PC-Arbeitsplätze sogenannte „mobile Arbeitsplätze“: Das Arbeiten mit vollen Zugriffsmöglichkeiten auf das städtische Netz ist von überall möglich, sofern eine Internetverbindung besteht.

Warum nicht 100 Prozent?

Doch noch lassen sich nicht alle Angebote digital erledigen. Beispielsweise ist die Beantragung eines Personalausweises in Deutsch­land weiterhin nur in Präsenz möglich. Bis die zuständigen über­ge­ordneten Stellen hier einen bun­des­weit einheitlichen digitalen Pro­zess geschaffen haben, wird es sicher noch einige Zeit dauern. Und bis dahin werden weiterhin feste Arbeitsplätze vor Ort in den Ver­wal­tungen gebraucht.

Insgesamt steigt die Anzahl der Online-Services für die Bürgerin­nen und Bürger. Aktuell sind in Taunusstein rund 65 Verwaltungsdienstleistungen digitalisiert und unabhängig von der Rathaus-Öffnungszeit nutzbar. Das führt meist nicht nur zu mehr Komfort für die Bürgerschaft, sondern ebenso zu Zeitersparnis bei den Beschäftigten der Verwaltung. Ein wichtiges Beispiel hierfür ist die Online-Terminvergabe für die Services des Bürgerbüros. Die Kundinnen und Kunden wählen das Anliegen in einer Liste aus und suchen sich einen passenden, freien Termin. Mit der Terminbestätigung erhalten sie eine „Mitbringliste“, auf der alle Dokumente und Nachweise aufgeführt sind, die sie für ihr Anliegen benötigen.

Ein weiteres Beispiel ist die Reservierung der Taunussteiner Grillplätze. Über eine Website können sich Interessierte die freien Zeiten anzeigen lassen, ein Zeitfenster auswählen und ihre Daten eingeben. Die Anfrage geht direkt bei der richtigen Ansprechperson ein und kann dort mit einem Klick bestätigt werden. Zuvor hieß es: Formulare ausgeben, ausfüllen lassen, zurückbringen und dann wieder abtippen – für beide Seiten ersparen die Online-Prozesse Zeit und vor allem Nerven.

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Bild: Stadt Taunusstein