Neufassung der GoBD am 28. November 2019 veröffentlicht

Am 28. November 2019 hat das Bundesministerium der Finanzen eine Neufassung des seit 2014 geltenden BMF-Schreibens GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. Sie tritt mit Wirkung zum 1. Januar 2020 an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014. Es wird dabei nicht beanstandet, wenn Steuerpflichtige diese Grundsätze auf Besteuerungszeiträume anwenden, die vor dem 1. Januar 2020 enden.

Eine vorläufige Neufassung der GoBD wurde bereits im Juli 2019 veröffentlicht, diese wurde dann aber überraschend zurückgezogen. Verglichen mit der im Juli 2019 veröffentlichten Version enthält die nun wohl finale Neufassung kaum relevante Änderungen. Die nachfolgend dargestellten, teils wesentlichen Erleichterungen für Steuerpflichtige wurden bereits mit der Juli-Version bekannt.

Nachfolgend ein Überblick über die wesentlichen Änderungen gegenüber dem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014:

• Bildliche Erfassung durch mobile Geräte (sog. mobiles Scannen) ist zulässig. Durch die einheitliche Begrifflichkeit „bildliches Erfassen“ (statt bisher „Scannen“) wird aktuellen technischen Entwicklungen zum Fotografieren Rechnung getragen. Damit sind auch die notwendigen Rahmenbedingungen für ein mobiles ersetzendes Scannen gesetzt worden. Derartige Fotografien dürfen (trotz weiterhin bestehender Datenlokalisationsvorschriften wie § 146 Abs. 2 AO) auch im Ausland erstellt werden (z.B. auf einer ausländischen Dienstreise). Somit gelten für das Fotografieren die gleichen Anforderungen an eine zu erstellende Organisationsanweisung wie bisher schon bei der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang).

• Konvertierte Inhouse-Formate mit derselben oder höherer maschinellen Auswertbarkeit als die Ursprungsdateien dürfen statt dieser aufbewahrt werden. Wurden früher Originaldateien in eigene Formate umgewandelt, waren beide Versionen aufzubewahren - die konvertierte Version musste zudem als solche gekennzeichnet werden. Dies ist nun unter Maßgabe der Bedingungen aus Rz. 135 (Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit) nicht mehr erforderlich. Zusätzlich ist hierzu eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorzulegen.

• Alleinige Aufbewahrungspflicht der strukturierten Daten bei sog. „Mehrstücken“. Werden beispielsweise über eine Banking- oder Zahlungsdienstschnittstelle strukturierte Daten (Kontoeinzelumsätze) abgerufen, reicht die Aufbewahrung eben dieser aus. Inhaltsgleiche, „bildhafte“ Dokumente (z.B. PDF-Kontoauszüge oder Umsatzübersichten per Mail) müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die strukturierten Daten mindestens gleich oder höherwertig auswerten lassen als das „bildhafte“ Belegdokument.

• Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD kommt es auf die tatsächliche Verarbeitung an. Im Falle der Weiterverarbeitung der XML-Datei obliegt auch diese der Belegfunktion und Aufbewahrungspflicht. Eine isolierte Aufbewahrung der XML-Datei wird in diesem Fall für ausreichend im Sinne der GoBD erachtet. Sofern jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt werden, sind für Zwecke der maschinellen Auswerkbarkeit beide Repräsentanzen (PDF + XML) vorzuhalten.

• Fokus auf Einzelaufzeichnungspflicht und Zeitnähe. Im Hinblick auf die gesetzliche Pflicht zur Einzelaufzeichnung von baren Geschäftsvorfällen werden die Grundsätze zur Einzelaufzeichnungspflicht und zur Zeitnähe in der Neufassung der GoBD konsequenterweise ergänzt. Es wird aber auch klargestellt, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam in einem Grundbuch festgehalten werden können, was insbesondere für Betriebe mit gemischten Zahlungsarten (Restaurants, Hotels u.a.) eine Erleichterung darstellt.

• Erleichterung der Aufbewahrungsvorschriften bei Systemmigrationen. Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff (= Datenträgerbereitstellung) zur Verfügung gestellt wird. Diese Änderung wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III kürzlich auch auf gesetzlicher Ebene verankert (Änderung von § 147 Abs. 6 AO).

• Klarstellungen zu Stornobuchungen. Eine Referenzierung der ursprünglichen Buchung und der Stornobuchung im Buchführungssystem ist verpflichtend.

Der AWV-Arbeitskreis 3.4 „GoB beim IT-Einsatz“ wird die Änderungen mit einer Neufassung der Broschüre „GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen“ im Hinblick auf Anwendungsfragen praxisorientiert aufbereiten.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind über die Homepage des Bundesministeriums der Finanzen abrufbar: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html

Bild: Fotolia, merklicht.de