Neuer AWV-Arbeitskreis 2.5 „Digitale Transformation im Personalwesen“ schafft Verbindungen

Damit Digitalisierung in Zukunft besser gelingt, hat die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung  e.V. (AWV) einen neuen Arbeitskreis ins Leben gerufen. Unter dem Titel „Digitale Transformation im Personalwesen“ werden dort künftig gemeinsam mit der privaten Wirtschaft und dem öffentlichen Sektor standardisierte und übergreifende digitale Lösungen erarbeitet. Das Ziel ist es, effiziente, transparente, sichere und qualitativ hochwertige Prozesse zu gestalten – und das nicht nur im Personalwesen.

Denn erfolgreiche Digitalisierung benötigt nicht nur elektronische Daten, sondern vor allem die übergreifende Optimierung von Prozessen und intelligente Vernetzung bei allen Beteiligten einer Prozesskette. Damit bietet sie eine große Chance, ­z. B. durch intelligenten, einheitlichen Datenaustausch Bürokratie abzubauen sowie in den Prozessen bei Arbeitgebern und öffentlicher Verwaltung effizienter und kundenorientierter zu werden.

Den digitalen Wandel aktiv gestalten

Es gilt jetzt, den digitalen Wandel aktiv zu gestalten und damit vor allem einen reibungslosen Transfer zwischen Wirtschaft und Verwaltung zu ermöglichen. Dazu bedarf es nicht nur ressort- und bereichsübergreifender Ziele, sondern auch einer Abstimmung und Koordination der unterschiedlichen Beteiligten. So bieten wir mit dem neuen AWV-Arbeitskreis 2.5 „Digitale Transformation im Personalwesen“ nicht nur eine Plattform für die Kommunikation und den Austausch zwischen den Beteiligten, sondern erarbeiten auch gemeinsam zukunftsorientierte Optimierungsvorschläge, die praxisorientiert und für alle Seiten gewinnbringend sind. Auch aktuelle Projekte werden wir unterstützend begleiten, wie z. B. die elektronische Übermittlung von Daten der privaten Krankenversicherung an die Finanzverwaltung.

Die Grundlage für den neuen  Arbeitskreis war die in 2017 durchgeführte AWV-Veranstaltungsreihe „Vision 2030“ („Abgabenverfahren der Zukunft“ und „Entgeltabrechnung der Zukunft“) mit Experten aus den Bereichen Sozialversicherung und Steuern sowie mit Arbeitgebern und Softwareerstellern. Hier wurden die Chancen und Risiken der Digitalisierung für HR im Allgemeinen und der Payroll im Besonderen diskutiert. Ein Ergebnis der Veranstaltungen war eine Liste von Themen, die wir in dem neuen Arbeitskreis aufgreifen werden und mit allen Betroffenen bearbeiten möchten. Unter anderem werden wir uns folgenden  Punkten widmen:

• Konsequent einheitliche und user-freundliche Digitalisierung
  Im Zentrum steht hier ein konsequentes Vorantreiben einer zukunftsorientierten Digitalisierung. Dabei geht es nicht nur um die Einbindung weiterer Teilnehmer in elektronische Verfahren und die Eröffnung neuer Kommunikationswege, wie ­z. B. bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sondern auch um eine Vereinheitlichung der bereits bestehenden unterschiedlichsten Verfahren. Dabei sollen sowohl der User als auch Sicherheitsaspekte im Mittelpunkt stehen, wenn es beispielsweise um Themen wie eine sichere Nutzer-Authentifizierung geht.
  
  
• Arbeitnehmer-/Arbeitgeberportal
  Ein konkreter Lösungsansatz, den wir im Arbeitskreis weiterverfolgen werden, ist die Idee eines Arbeitnehmer- und Arbeitgeberportals zum geschäftsprozessorientierten Datenaustausch. Hierbei werden Informationen, Meldungen, Bescheinigungen, Belege, Anträge und Bescheide zwischen Arbeitnehmern, Arbeitgebern und allen beteiligten Institutionen intelligent ausgetauscht.
  
  Arbeitnehmer und Arbeitgeber können über das geplante Portal ihre Daten nach dem „Once-Only“-Prinzip verwalten und aktualisieren. Dabei werden keine Daten im Portal gespeichert, sondern diese werden immer direkt von den jeweiligen Quellen zur Verfügung gestellt. Der große Vorteil für die Arbeitgeber ist dabei, dass sie alle benötigten Daten für ein Beschäftigungsverhältnis auf Knopfdruck erhalten, und zwar genau zu dem Zeitpunkt, zu dem sie die aktuellen Daten benötigen, und dies in hoher Qualität, da sie direkt von den zuständigen Institutionen geliefert werden. Aber auch die öffentlichen Verwaltungen haben erstmals einen direkten elektronischen Kanal zum Arbeitgeber. Zudem ist beabsichtigt, dass das das Portal für alle Beteiligten Transparenz über die gespeicherten Daten und deren Übermittlungswege schafft. Eine der Voraussetzungen für eine solche zentrale Vermittlungsstelle ist ein einfaches und sicheres Authentifizierungsverfahren.
  
  Durch die Überschneidungen der Anforderungen und der teilnehmenden Institutionen erscheint eine Realisierung als Teil des geplanten Bürger- und Unternehmerportals nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sinnvoll. Daher wird eine enge Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und für Heimat angestrebt. Dort werden aktuell die Anforderungen aus dem OZG umgesetzt. Dieses Gesetz besagt, dass alle Verwaltungsdienstleistungen bis 2022 in einem Portalverbund online zur Verfügung gestellt werden müssen. Das stellt bei der aktuellen Situation eine große Herausforderung dar.
  
  
• Harmonisierung von gesetzlichen Regelungen
  Gesetzliche Rahmenbedingung müssen modernisiert werden, um auch der künftig noch zunehmenden Änderungsgeschwindigkeit und den sich verändernden Anforderungen, wie z. B. Automatisierung, gerecht zu werden. Dazu müssen bestehende und künftige Regelungen vereinfacht, harmonisiert und flexibel gestaltet werden. Im Arbeitskreis 2.5 wollen wir hierzu Vorschläge erarbeiten und an die zuständigen Gremien adressieren.
  
  
• Weitere Themen
  Auch möchte der Arbeitskreis unter dem Motto „Monitoring der Digitalisierung“ einen Überblick über den Stand der Digitalisierung liefern, z. B. „Welche Verfahren wurden wo und mit welchem Erfolg umgesetzt?“, „Wie ist der aktuelle Stand heute?“, „Wo steht Deutschland im internationalen Vergleich?“. Nicht zuletzt wird die Optimierung von Öffentlichkeitsarbeit in diesem Bereich und eine öffentlich-rechtliche Speichermöglichkeit für Arbeitnehmer- und Arbeitgeberdaten behandelt werden.

Natürlich werden dabei auch Rahmenbedingungen wie zeitgemäßer Datenschutz und IT-Sicherheit betrachtet. Und so werden wir im Arbeitskreis 2.5 gemeinsam mit der privaten Wirtschaft und dem öffentlichen Sektor standardisierte und übergreifende digitale Lösungen erarbeiten, mit dem Ziel einer effizienteren, transparenten, sicheren und qualitativ hochwertigen Prozessgestaltung im Personalwesen.

Am 13. und 14.09.2018 findet in Berlin bei der Bundessteuerberaterkammer die erste Sitzung des neuen Arbeitskreises 2.5 unter der Leitung von Nadja Riedel, Haufe Group, und Jan-Erik Waschk, Lufthansa Global Business Services GmbH, statt.

Text: Nadja Riedel, Haufe Group, Freiburg im Breisgau
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