Häufig genutzt werden auch Services wie die Urkundenbeantragung, bei der E-Payment möglich ist, oder der Rückrufservice für Bürgerinnen und Bürger. Der Click&Collect-Service der Stadtbücherei war insbesondere während der kritischen Phase der Pandemie sehr beliebt.

Umfassende Modernisierung der IT-Infrastruktur

Ein Folgeprojekt der „Digitalen Stadt Taunusstein“ startete 2019: Die umfassende Modernisierung der kommunalen IT-Architektur, um deren Effizienz und Zukunftsfähigkeit zu sichern – das Projekt „IT2020“.

Im Rahmen dieses Projektes wurden die Grundlagen für lebenszyklus- und wirkungsorientierte Investitionen in die kommunale IT ab 2020 festgelegt: Zentraler Punkt war die Verlagerung von Hardware und Services aus dem Rathaus in ein professionelles Rechenzentrum. Dieser Schritt war aus zwei Gründen notwendig: Zum einen konnten die zahlreichen Standards für IT-Sicherheit vom Bundesamt für Informationssicherheit zunehmend nicht mehr in dem selbst betriebenen Serverraum der Stadt erfüllt werden – insbesondere, weil die Anforderungen in Zukunft weiter steigen werden. Zum anderen erfordert das Betreiben von eigenen Servern, Storages, Datensicherungsmaschinen und anderer Backend-Hardware tiefge­hendes IT-Fachwissen, das regelmäßig aufgefrischt werden muss, um mit der sich schnell verändern­den Technik und den immer neuen Herausforderungen umgehen zu können. Das würde bedeuten, die Stadt bräuchte ein kleines Team von IT-Fachleuten – das ist jedoch für Kommunen in der Taunussteiner Größenordnung kaum zu besetzen und zu halten.

Neben den zentralen Aspekten hat das Outsourcing weitere Vorteile: Der Fokus der städtischen IT verlagert sich weg von Technik hin zu Management und Service. Mit einem starken IT-Dienstleister im Rücken können sich die IT-Fachkräfte der Stadt stärker um Themen wie Digitalisierung, Verbesserung der Servicequalität, Anwenderberatung und Prozess­optimierung kümmern. Zudem wirkt sich der IT-Fachkräftemangel – unter dem der öffentliche Dienst besonders leidet – nicht mehr kritisch auf die Betriebsfähigkeit der IT der Stadtverwaltung aus. Insbesondere in der Pandemie-Situation wurden die Vorteile des Konzepts bereits deutlich: Obwohl die Anzahl der zu administrierenden Endgeräte sich pande­miebedingt um rund ein Viertel erhöht hat, und trotz teilweise erschwerter Rahmenbedingungen, wie mobilen Arbeitsmöglichkeiten und digitalen Besprechungsformaten, konnte der IT-Betrieb mit den vorhandenen Personalressourcen und dank der ausgelagerten Strukturen sichergestellt werden.

Nicht zuletzt ist der Betrieb eigener Server und eines eigenen Serverraums – unter anderem mit  entsprechender Klimatechnik – energieintensiver als der organisierte Betrieb in einem Rechenzentrum.

Unterm Strich ist mit der Auslagerung bestimmter Leistungen und Services und der engen Anbindung an die Fachkräfte im Rathaus die Betriebs- und Ausfallsicherheit der städtischen IT auf einem sehr hohen Niveau.

Menschen im Fokus behalten

Nun ist Digitalisierung aber eben nicht nur eine technische Frage: Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Bürgerschaft bringt das auch Neues und Unbekanntes mit. Flexibilisierung, zeitliche und örtliche Unabhängigkeit ist sicherlich in den Augen der Mitarbeitenden die größte Chance, die die neue hybride
Verwaltung mit sich bringt. Die Möglichkeit, dienstliche und private Angelegenheiten besser zu verbinden, entspricht dem Zeitgeist und macht auch nach Corona einiges einfacher. Auch in den Arbeitsabläufen gibt es Vorteile durch digitale Prozesse: Medienbrüche und dadurch entstehende Fehler werden vermieden, viele Dinge gehen schneller und leichter – wenn die neue Software gelernt wurde und neue Abläufe automatisiert funktionieren. Gleichwohl waren es mitunter viele Umstellungen in kurzer Zeit, die gerade auf langjährige Mitarbeitende zukamen.

Fließende Übergänge von Privatem und Beruflichem, weil man zu Hause arbeitet, können schnell zur Belastung werden. Wichtig ist, hier klar Fragen der Erreichbarkeit und Erwartungshaltung hinsichtlich Qualität und Quantität der Arbeitsergebnisse zu formulieren und abzusprechen, damit hybri­des Arbeiten dank IT für alle Zeiten funktioniert.

Für die Bürgerinnen und Bürger wird das hybride Rathaus dann zum Erfolg, wenn sie die Wahl haben zwischen analogen und digitalen Angeboten – gemäß der Maßgabe der Stadt für alle Generationen: „So digital wie möglich – so analog wie nötig“.       

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