Gemeinsam gestalten – Inno­va­tions­labore in der öffent­lichen Verwal­tung

Öffentliche Verwaltungen sind vielfältigen und sich immer wieder ändernden Anforderungen ausgesetzt. Krisen, Gesetzesänderungen, Fachkräftemangel, gesellschaftlicher Wandel und die Berücksichtigung von „Kunden“-Bedürfnissen erfordern die Fähigkeit, zügig Lösungen für konkrete Herausforderungen zu erarbeiten. Dies muss neben den alltäglichen Aufgaben gelingen. Innovationslabore können hierbei eine wichtige Rolle spielen. Sie bieten den Freiraum, Lösungen gemeinsam zu entwickeln – unter Einbeziehung aller relevanten Akteure. Innovationslabore arbeiten in der Regel in den Feldern Forschung und Entwicklung, Beratung, Weiterbildung sowie Netzwerkpflege durch Kommunikation und Veranstaltungen. Dieser Beitrag bietet Einblick in die Arbeit und methodische Ausrichtung des Joint eGov und Open Data Innovation Lab und diskutiert Erwartungen, die an Innovationslabore allgemein gestellt werden.

Digitale Transformation muss organisiert werden

Die Digitale Transformation im öffentlichen Sektor kann nur dann erfolgreich sein, wenn die unterschiedlichen Interaktionen mit dem Staat und innerhalb des Staates neu gestaltet werden. Dies ist eng verbunden mit einer Reorganisation der Strukturen und Prozesse. Dabei müssen Mensch, Organisation und Technik gleichermaßen Berücksichtigung finden. Menschen bringen ihr Wissen und ihre Erfahrungen für die Lösungsgestaltung ein. Sie sind es auch, die die Umsetzung und Anwendung der Lösung tragen.

Die organisationale Perspektive umfasst die Ebenen Strukturen, Prozesse und Kultur. Auch rechtliche Rahmenbedingungen sind hier relevant. Infrastrukturen, Systeme und Anwendungen und ihre Architektur werden durch die Perspektive der Technik adressiert und bieten vielfältige Möglichkeiten der Digitalisierung, die klug ausgewählt zum Einsatz kommen müssen. Im Rahmen der Transformation ist ein angemessenes Maß an Digitalisierung anzustreben, d.h., dass die Digitalisierung den Zielen und Aufgaben der Organisation dienlich sein muss. Auch Kriterien der Qualitätsverbesserung, Kosten- und Zeitersparnis sind hierbei zu berücksichtigen.

Um den Anforderungen im Dreieck Mensch, Organisation und Technik gerecht zu werden, müssen verschiedene Disziplinen und Methoden einbezogen werden. Menschzentrierte Gestaltung ist angesichts der Rolle des Menschen als Gestalter und Nutzer ein zentraler Ansatzpunkt. Unter Anwendung partizipativer Methoden werden Lösungen mittels sich schrittweise wiederholender Rechengänge (iterativ) entwickelt und mit jeder Iteration evaluiert. Ein gleichzeitig prozess­orientierter Zugang berücksichtigt die Reorganisationsperspektive. Folgende Beispiele aus unserem Innovationslabor verdeutlichen das Vorgehen.

Automatisierung kann beim Fachkräftemangel Abhilfe schaffen

Einige der eingangs erwähnten Herausforderungen, insbesondere der Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor, können mit dem Lösungsansatz der Automatisierung adressiert werden. KI-basierte Systeme bieten hier vielversprechende Möglichkeiten. Zum einen können Massenaufgaben wie Bild- und Textanalyse abgedeckt werden, zum anderen können komplexe Entscheidungsprozesse durch KI-basierte Assistenzsysteme unterstützt werden. KI in öffentlichen Verwaltungen ist ein Themenfeld, das sich besonders für die Bearbeitung in Innovationslaboren eignet. Neuartige Anwendungen, die in diesem Fall auf Methoden und Systemen der Künstlichen Intelligenz beruhen, werden für den Anwendungskontext „öffentlicher Sektor“ erprobt. Dafür ist die Zusammenarbeit verschiedener Experten unabdingbar. Informatiker, Fachexperten, Anwender und Juristen bringen ihre jeweiligen Per­spek­tiven zusammen, um zunächst geeignete Anwendungsszenarien zu identifizieren und zu diskutieren. Spätestens bei der Konzeption konkreter Lösungen sind weitere Disziplinen gefragt, darunter zum Beispiel aus den Bereichen Mensch-Maschine-Interaktion, Ethik und Data Science. Innovationslabore können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, neue Technologien und Methoden für den öffentlichen Sektor zu erschließen, indem dort von relevanten Akteuren aus verschiedenen Disziplinen gemeinsam Anwendungsszenarien aufgezeigt, Lösungen gestaltet und erprobt sowie auch Herausforderungen und Grenzen identifiziert und diskutiert werden.

KI-Lernmodule für Einsteiger sind online abrufbar

Im Rahmen eines Forschungs- und Entwicklungsprojekts haben wir iterativ Online-Lernmodule über das Themenfeld KI im öffentlichen Sektor erarbeitet. Die Kurse umfassen Lerneinheiten zur KI-Definition und deren Grundlagen, zu KI-Strategien, Mensch-KI-Systemen, Prozessautomatisierung, Textverarbeitung sowie zu Ethik und Regulation. Sie richten sich an Lernende ohne Informatik-Vorkenntnisse. Neben zahlreichen weiteren Kursen anderer Lehrender sind sie über die Plattformen ki-campus.org und egov-campus.org abrufbar. Durch das iterative Vorgehen konnten wir frühe Entwürfe und einzelne Module zeitnah evaluieren und die weiteren Gestaltungsentscheidungen auf Basis dieser Erkenntnisse treffen. Die Notwendigkeit, Prozesse und Strukturen integriert mit dem menschzentrierten Ansatz zu berücksichtigen, zeigt sich anhand des im Folgenden  vorgestellten Forschungsprojekts.

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