Die Projektgruppe „Belegfunktionen bei elektronischer Rechnungsstellung“ hat folgende Stellungnahme erarbeitet, in der sie sich für einen Verzicht auf die schriftliche Sammelabrechnung für umsatzsteuerliche Zwecke einsetzt.
„Im Abrechnungsverkehr zwischen Unternehmen erfolgt zunehmend ein Datenaustausch durch Datenfernübertragung von Liefer- und Rechnungsdaten. Dadurch ist der Warenempfänger in der Lage, die vom Lieferanten überspielten Daten unmittelbar in sein Buchwerk zu übertragen und zu verarbeiten. Ein Ausdruck von Belegen beim Lieferanten, Weitergabe der Rechnungsunterlagen an den Warenempfänger und Eingabe in dessen System wird dadurch entbehrlich. Dennoch ist aus umsatzsteuerlichen Gründen bisher der Ausdruck mindestens einer Sammelabrechnung je Monat erforderlich, die vom Lieferanten dem Abnehmer zugestellt und von diesem als Originalbeleg – ggf. nach Mikroverfilmung oder anderer Aufbewahrungsmethoden – für den Vorsteuerabzug aufbewahrt werden muß (siehe BMF-Schreiben vom 25.05.1992 – IV A 2 – S. 7280-8/92).
Die Erstellung, Versendung (ggf. per Fax) und Aufbewahrung der Sammelabrechnungen führt bei den Unternehmen noch zu einem erheblichen Arbeitsaufwand, der wegen der sich ständig – auch über die Gemeinschaftsgrenzen – ausweitenden EDV-mäßigen Abrechnungen möglichst beseitigt werden sollte, um Kosten zu sparen und die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Unternehmen zu verbessern.
Das Bestreben der Industrie ist es daher, auf den Ausdruck und die Aufbewahrung der Sammelabrechnungen zu verzichten. Für den Fall der steuerlichen Prüfung sollen dafür die vorhandenen EDV-Daten den Prüfern zur Verfügung gestellt oder – wie es in dem obengenannten Erlaß vorgesehen ist – für Prüfungszwecke Belege aus den vorhandenen Daten durch das Unternehmen erstellt werden.
Die bisher geführte Diskussion mit Vertretern verschiedener Referate des Bundesministeriums der Finanzen sowie des Bundesamtes für Finanzen im Rahmen des von der AWV initiierten Arbeitskreises „Belegfunktionen bei elektronischer Rechnungsstellung“ hat – insbesondere im Rahmen der Sitzung am 7. Mai 1998 – gezeigt, daß durch Änderung des § 14 UStG die Voraussetzung geschaffen werden könnte, auch elektronisch übertragene Daten unter bestimmten Voraussetzungen als Rechnung im Sinne des § 14 UStG anzuerkennen. Einer solchen Gesetzesänderung stehen – auch nach Aussagen des Umsatzsteuerreferats – grundsätzlich keine EG-Vorschriften entgegen.
Die für die Betriebsprüfung und Abgabenordnung zuständigen Fachreferate des BMF halten es ergänzend für erforderlich, durch Änderung der AO die Prüfungsmöglichkeiten für die Finanzverwaltung zu sichern. Notwendige Gesetzesänderungen scheinen damit rechtlich realisierbar, praktisch aber nur durch ein Steueränderungsgesetz umsetzbar. Dieses würde in Anbetracht der bevorstehenden Bundestagswahlen frühestens im Sommer 1999 möglich sein. In diesem Rahmen sollte dann jedoch generell geprüft werden, ob auch andere Vorschriften, die einer Behinderung zeitgemäßer Abwicklungen des Warenverkehrs entgegenstehen, angepaßt werden müßten.
Im Hinblick auf den Kostendruck für die Unternehmen und unter Berücksichtigung der rechtlichen Machbarkeit strebt die Wirtschaft eine schnelle und pragmatische Lösung an, um die bestehenden Behinderungen zu beseitigen und moderne EDV-Systeme möglichst effektiv gestalten und einsetzen zu können. Wir schlagen daher vor, daß durch Ergänzung des oben genannten BMF-Schreibens im Vorgriff auf eine Gesetzesänderung, die von den Unternehmensvertretern der Projektgruppe für zweckmäßig und notwendig gehalten wird, auf die Sammelabrechnung unter folgenden Auflagen verzichtet wird:
- Das Verfahren für den elektronischen Datenaustausch erfüllt die im obengenannten Verwaltungserlaß geforderten Voraussetzungen.
- Das zuständige Finanzamt läßt auf Antrag zu, daß auf einen papiergebundenen Belegaustausch verzichtet wird, wenn die Belege im Rahmen der Prüfung auf Anforderung der Prüfer in angemessener Zeit erstellt werden können.
- Die Unternehmen stellen für eine für notwendig gehaltene Prüfung der Rechnungsdaten und des Systems die erforderlichen Daten zur Verfügung.
- Die Genehmigung kann jederzeit widerrufen werden, wenn die vereinbarten Bedingungen nicht eingehalten werden. Sie hat längstens Gültigkeit bis zu einer gesetzlichen Regelung.“
Mit Schreiben vom 10. Juni 1998 wurde die Stellungnahme der Projektgruppe an den parlamentarischen Staatssekretär beim Bundesminister der Finanzen, Hansgeorg Hauser zugesendet, dessen Antwort wir im folgenden zitieren:
„Nach § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes – UStG – können nur Urkunden als Rechnungen für Zwecke des Vorsteuerabzugs berücksichtigt werden. Als Urkunde ist hierbei jedes Schriftstück zu verstehen, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird. Elektronisch übermittelte Rechnungen erfüllen diese Voraussetzung nicht.
Durch das BMF-Schreiben vom 25. Mai 1992 ( Bundessteuerblatt I, S. 376) sind vereinfachende Verwaltungsregelungen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen getroffen worden. Danach reicht es für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Rechnungsempfängers aus, wenn der Rechnungsaussteller die in einem bestimmten Zeitraum elektronisch übermittelten Einzelrechnungen in einer sog. Sammelabrechnung aus Papier zusammenfaßt. Diese Papierrechnung dient zugleich als Beleg für den Betriebsausgabenabzug. Sie stellt z. Z. das Mindestmaß an Formerfordernissen dar, welches sich noch unter dem Urkundsbegriff subsumieren läßt. Ein weitergehender Verzicht auf Papierbelege setzt eine Entscheidung des Gesetzgebers voraus.
Die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder unterstützen grundsätzlich das Anliegen der deutschen Wirtschaft, papierlos übermittelte Rechnungen steuerlich anzuerkennen. Denn die vereinfachenden und kostensenkenden Wirkungen liegen auf der Hand. Andererseits ist als Voraussetzung für den Wegfall von Papierbelegen in der Buchführung ein Rechtsanspruch der Finanzverwaltung zur Prüfung der gespeicherten Buchführungsdaten auf elektronischem Weg unerläßlich. Nur so läßt sich eine vollständige Prüfung als Ausgleich für den Wegfall der beweiskräftigen Urkunde erreichen. Dies ist auch für den wirtschaftlichen Einsatz des Betriebsprüfungspersonals erforderlich. Formulierungen zur Verankerung eines Rechtsanspruchs auf „elektronische Prüfung“ in der Abgabenordnung werden zur Zeit erarbeitet.
Solange nicht die gesetzlichen Voraussetzungen für die „elektronische Prüfung“ geschaffen sind, müssen die bestehenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen (§ 14 Abs. 4 UStG, BMF-Schreiben vom 25. Mai 1992) leider unverändert bleiben.
Es trifft zu, daß in einigen EU-Mitgliedstaaten die Finanzbehörden bereits unter gewissen Bedingungen papierlos übertragene Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuer anerkennen. Nach den hier vorliegenden Informationen steht den Verwaltungen dabei aber auch das Recht zur Prüfung von gespeicherten Buchführungsdaten durch den Einsatz von Prüfprogrammen oder ähnlichen elektronischen Verfahren zu.
Daneben hat eine von der Europäischen Kommission im Rahmen der sog. SLIM-Initiative (Simpler Legislation for the Single Market – Vereinfachung der Rechtsvorschriften im Binnenmarkt –) eingesetzte Arbeitsgruppe empfohlen, auf Gemeinschaftsebene die rechtlichen und technischen Anforderungen für die elektronische Rechnungserteilung festzulegen. Nach Auffassung dieser Arbeitsgruppe sollte die elektronische Rechnung so sicher sein, daß sie den herkömmlichen Rechnungsformen zumindest gleichwertig ist. Im Hinblick auf die vorgenannte Empfehlung wird die Europäische Kommission noch 1998 eine Studie zur elektronischen Rechnungsstellung in Auftrag geben.
Die Gedanken der SLIM-Arbeitsgruppe aufgreifend, haben die Wirtschafts- und Finanzminister der EU-Mitgliedstaaten am 6. Juli 1998 in ihren Schlußfolgerungen zu den Aspekten der indirekten Besteuerung beim elektronischen Handel festgestellt, die legitimen Interessen der Mitgliedstaaten müßten dadurch geschützt werden, daß bei der Festlegung der Bedingungen für die elektronische Rechnungsstellung auf EU-einheitlicher Grundlage ein ausreichendes Instrumentarium zur Steuerkontrolle und zur Vorbeugung gegen Mißbrauch geschaffen werde.“
