Änderung der Abgabenordnung zum 1.1.2002 - Datenzugriff der Finanzverwaltung

Am 1. Januar 2002 traten Änderungen der Abgabenordnung (AO) in Kraft, die es den Finanzbehörden ermöglichen, unmittelbar auf die EDV-Systeme im Unternehmen zuzugreifen.

Durch die Erweiterung von § 147 der Abgabenordnung um den neuen Absatz 6 hat die Finanzbehörde ab 01.01.2002 im Rahmen einer Außenprüfung das Recht,

• das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen (nur Leseberechtigung),
• vom Steuerpflichtigen Datenauswertungen nach ihren Vorgaben zu verlangen,
• vom Steuerpflichtigen zu verlangen, daß ihr die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger überlassen werden.

Jedes einzelne dieser Rechte und eine Kombination aus diesen kann die Finanzbehörde in Anspruch nehmen.

Mit diesen Änderungen zum § 147 Abs. 2 AO ist dem Steuerpflichtigen die Wahlfreiheit entzogen, in welcher Form er seine Aufbewahrungspflichten erfüllt. Wenn er seine Rechnungslegung mit Hilfe der Datenverarbeitung (EDV/IT) erstellt bzw. erstellen läßt, dann muß er die sich aus der IT-gestützten Rechnungslegung ergebenden aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten) für die Dauer von sechs bzw. von zehn Jahren maschinell aus-wertbar aufbewahren.

Inzwischen steht eine modifizierte Liste mit "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" (Stand 6.3.2003, pdf, Grösse 160KB) zur Verfügung, in der das BMF häufig gestellte Fragen beantwortet hat.

Dokumente zur GDPdU:

• Änderung der Abgabenordnung nach dem Steuersenkungsgesetz (23.10.2000)
• Entwurf des BMF-Schreibens vom 6.11.2000
• Stellungnahme der AWV zum Entwurf des BMF-Schreibens
• Protokoll der Sitzung zum Thema technische Umsetzung vom 13.6.2001
• Endgültiges Schreiben des BMF vom 16.7.2001

Da heute nahezu alle Buchführungspflichtigen ihre Rechnungslegung mit Hilfe EDV/IT erstellen/erstellen lassen und damit das weit überwiegende Volumen ihrer aufbewahrungs-pflichtigen Unterlagen per EDV/IT erstellt werden, gilt ab 2002 für alle diese Buchfüh-rungspflichtigen - vom Handwerksbetrieb bis zum Konzern -, daß es nicht mehr ausreicht, die aufzubewahrenden Unterlagen in Papierform oder als Mikrofilm vorzulegen; die Unter-lagen/Daten müssen auf jeden Fall auch in maschinell auswertbarer Form vorhanden sein.

Für jeden EDV-/IT-Sachkundigen ist es offensichtlich, daß diese erheblich verschärfte Aufbewahrungspflicht nicht durch ein "Einfrieren" der DV-Systeme (Daten, Programme, Betriebssysteme, Hardware und Operating-know how) für die Dauer von zehn Jahren er-füllt werden kann.

Zwei Möglichkeiten zur Erfüllung der verschärften Aufbewahrungspflicht bieten sich an:

1. Die aufbewahrungspflichtigen Daten werden aus dem operativen DV-System in ein DV-Archivsystem ausgelagert. Das DV-Archivsystem ist das System, das von der Finanzbehörde genutzt werden darf, wenn die benötigten Daten sich nicht mehr auf dem operativen DV-System befinden.
2. Mit jedem Release-/Systemwechsel werden alle aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem bisherigen DV-System in das neue DV-System übernommen (migriert).Da auch DV-Archivsysteme einem raschen technischen Fortschritt unterworfen sind, ist bei der Entscheidung für die "Archiv-Lösung" zu beachten, daß während der Aufbewah-rungsfrist Datenmigrationen aus dem jeweils bisherigen Archivsystem in das jeweils neue Archivsystem erforderlich sind.

Diese beiden Möglichkeiten zur Erfüllung der verschärften Aufbewahrungspflichten sind mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Dieser Aufwand, der von der Finanzbehörde dem Buchführungspflichtigen aufgebürdet wird, kann deutlich verringert werden, wenn die Aufbewahrungsfristen - zumindest für die Forderung "maschinell aus-wertbar" - verkürzt werden. Die Finanzbehörde hat in ihrer Begründung der AO-Änderungen als Ziel auch die Verkürzung ihrer Prüfungsintervalle und Prüfungsdauer ge-nannt. Die Finanzbehörde muß in die Pflicht genommen werden. Sie muß dieses Ziel errei-chen und die Aufbewahrungsfrist in der Abgabenordnung dann kürzen.